Doanh nghiệp có thể sử dụng đồng thời hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử không?

Hiện nay có rất nhiều loại hóa đơn mà doanh nghiệp có thể sử dụng trong kinh doanh. Vậy Doanh nghiệp có thể sử dụng đồng thời hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử không?

Hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử

Hóa đơn giấy có thể hiểu là chứng từ được thể hiện bằng văn bản giấy, gồm các loại cơ bản: Hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng và các hóa đơn khác như: tem; vé; thẻ; phiếu thu tiền bảo hiểm…Các hóa đơn giấy sẽ được thể hiện qua 2 hình thức chính: Hóa đơn tự in và Hóa đơn đặt in.

Hóa đơn điện tử cũng cùng cùng mục đích sử dụng như hóa đơn giấy nhưng được thể hiện bằng dữ liệu điện tử.
Cụ thể, theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP, Chính Phủ đã định nghĩa hóa đơn điện tử như sau: “Hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số, ký điện tử theo quy định tại Nghị định này bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.”

Sử dụng đồng thời hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử

Tại Khoản 3 Điều 7 Thông tư 32/2011/TT-BTC, quy định cụ thể như sau:

“…

3. Tổ chức kinh doanh có thể đồng thời tạo nhiều hình thức hóa đơn khác nhau (hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in, hóa đơn điện tử) và phải thực hiện thông báo phát hành từng hình thức hóa đơn theo quy định.

Trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, đối với mỗi lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, tổ chức kinh doanh chỉ sử dụng một (01) hình thức hóa đơn, cụ thể: nếu tổ chức kinh doanh sử dụng hóa đơn tự in cho lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thì không dùng hóa đơn đặt in, hóa đơn điện tử cho lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đó; nếu sử dụng hóa đơn điện tử thì không sử dụng hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in; nếu sử dụng hóa đơn đặt in thì không sử dụng hóa đơn điện tử, hóa đơn tự in.”

Qua đó, có thể thấy theo quy định hiện hành thì doanh nghiệp có thể sử dụng song song hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy. Tức là, trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp có thể sử dụng cả hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy nhưng không được sử dụng đồng thời cả hai hình thức hóa đơn này cho cùng một lần đối với mỗi đơn hàng.

+ Với một đơn hàng cụ thể: nếu sử dụng hóa đơn điện tử thì không sử dụng hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in (ngược lại, nếu sử dụng hóa đơn đặt in thì không sử dụng hóa đơn điện tử, hóa đơn tự in.)

+ Với các đơn hàng, dịch vụ khác nhau: có thể sử dụng song song cả hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử.

Lưu ý:

– Trong quá trình sử dụng, khi doanh nghiệp sử dụng song song cả hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử, doanh nghiệp vẫn phải đảm bảo được quá trình đăng ký, sử dụng hóa đơn tuân thủ theo đúng quy định của pháp luật về hóa đơn giấy tự in, hóa đơn giấy đặt in và hóa đơn điện tử.

– Doanh nghiệp trước khi sử dụng hóa đơn, phải lập thông báo phát hành hóa đơn với từng hình thức hóa đơn theo quy định.

– Hàng quý, doanh nghiệp sử dụng hóa đơn cho việc bán hàng hóa, dịch vụ đều phải nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp, kể cả trường hợp trong kỳ không sử dụng hóa đơn.

Trên đây là những thông tin hữu ích về hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử. Nếu có bất kỳ thắc mắc gì, bạn đọc vui lòng liên hệ tổng đài tư vấn luật Lawkey hoặc thư điện tử để được giải đáp, tư vấn chi tiết hơn.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *